Plantilla Banco de recursos

Componentes del Banco de Recursos

El sistema de catalogación del banco de recursos actual se compone de los siguientes elementos:

  • Vista de Awesome table (AT) personalizada. La plantilla original es Customer stories.
  • Hoja de cálculo de Google que contiene los datos que se mostrarán en la vista de AT. Debe estar visible para el público.
  • Formulario para enviar los datos a la hoja de cálculo. Se podría prescindir de él editando directamente la hoja de cálculo.
  • Dos scripts que recogen respectivamente las valoraciones y los comentarios de los recursos y los guardan en la hoja de cálculo.
  • Un informe interactivo preparado con Google Data Studio que muestra estadísticas de los recursos disponibles.

¿Cómo hacer una copia para tu uso?

En primer lugar necesitarás conocer el funcionamiento de Awesome Table (AT) para personalizar adecuadamente esta plantilla. Los campos que se muestran y los filtros que quieres usar seguramente cambiarán según el uso que pretendas darle y tendrás que dedicar un tiempo a conocer cómo funciona AT, si no lo has hecho ya.

Decide también la cuenta con la que vas a gestionar esta minibase de datos. En el formulario se incluye la posibilidad de subir los archivos para las imágenes de cada uno de los recursos, por lo que se almacenarán estas imágenes en la cuenta del propietario de la hoja de cálculo y el formulario.

1º Copia la plantilla de Awesome Tables

Haz una copia de la vista AT (menú de 3 puntos/copy the view) y dale un nombre. Observa los diferentes apartados de configuración que tienes en la columna derecha. En el siguiente paso tendrás que editar "DATA SOURCE".

2º Copia la hoja de cálculo "Plantilla Recursos GEG"

Es conveniente que guardes la copia en una carpeta de Drive junto con el resto de archivos del banco. Serán al menos 4 archivos y una subcarpeta donde se guardará la imagen que representa cada recurso.

Asigna la nueva hoja de cálculo al DATA SOURCE de la vista AT que has creado en el paso anterior. Revisa que la hoja y el rango son correctos, especialmente si posteriormente modificas la hoja de cálculo o el formulario. Comprueba que funciona haciendo clic en el botón de visualización 👀 tras "Update view".

Dentro de la hoja de cálculo verás que hay varias hojas (pestañas) y que cada una tiene un color. Las de color rojo no debes tocarlas si no sabes lo que estás haciendo. En las de color amarillo será necesario hacer algunos ajustes al principio y luego ya no tendrás que tocarlas más.

  • 'Form responses' recoge las respuestas que entran por el formulario. Si vas a prescindir del formulario puedes editar directamente aquí. Si quitas o añades columnas tendrás que cambiar fórmulas en otras hojas. La columna M genera un índice numérico para cada recursos que se usara para referenciarlo en el sistema de valoraciones y comentarios. Las columnas P,Q,R sirven para controlar la publicación del recurso. Hasta que no se marca el tick en la columna P no se copia el contenido en la hoja DATA, que es leída por AT para publicarla en la web.
  • 'Data' es el DATA SOURCE de AT. En esta hoja están los datos que AT muestra en su vista. En la plantilla vas a ver que se usan fórmulas para recoger los datos del formulario, ordenando de más nuevo a más antiguo (al contrario que en la hoja Form responses). Además, se usan fórmulas para que solo aparezcan los recursos que tienen el tick marcado en la hoja FORM RESPONSES.
  • 'Valoraciones' guarda los comentarios y puntuaciones de los recursos que se realizan a través del botón Valorar y comentar. Puedes borrar las líneas de los comentarios o valoraciones de prueba que hagas.
  • 'Resumen' calcula la puntuación media a partir de todas las puntuaciones de la hoja Valoraciones. No debe editarse.
  • 'Template' contiene el código HTML, CSS y AT para poder mostrar las tarjetas de la AT de forma personalizada (con foto en el fondo, con los dos botones, con los comentarios, etc.)
  • 'Data Studio' y 'Data Studio 2' consolidan la información de las distintas hojas y realizan ciertos cálculos previos para que Google Data Studio pueda mostrar la información de resumen con facilidad. Veremos como reutilizar también este componente en el última apartado (6) de esta guía.

3º Modifica y adapta el formulario de entrada de datos.

Si todo ha funcionado bien se debería haber copiado en tu Drive un formulario "Copia de Plantilla Banco de Recursos GEG". Busca en "Mi Unidad" si no lo ves en la carpeta donde has guardado la hoja de cálculo.

Puedes modificar e incluso eliminar preguntas, aunque si añades alguna nueva, tendrás que hacer modificaciones en la hoja de cálculo y probablemente ampliar el rango del DATA SOURCE de la vista de AT. Cuando en un formulario se añaden nuevas preguntas, nuevas columnas aparecen en la hoja de respuestas.

La primera vez que abras el formulario te aparecerá la siguiente ventana de aviso y tendrás que restaurar la carpeta para la subida de imágenes.

4º Copia, adapta y publica los scripts

Si quieres que, al igual que los Recursos GEG, se puedan dar opiniones y puntuar los recursos, tendrás que crear copia de 2 scripts. El primero servirá para presentar el formulario de valoración y el segundo para recoger la puntuación e insertarla en la hoja de cálculo.

Abre los dos scripts y usa el menú Archivo para realizar la copia.

Del primer script, solo deberías cambias aspectos de formato. Del segundo script, debes cambiar la 3ª línea, donde se indica la dirección de la hoja de cálculo. Debes indicar la dirección de tu hoja de cálculo (la que recibe las respuestas del formulario)

Para que los scripts funcionen desde el Site (o desde AT) es necesario que estén publicados. En el mismo script aparece la opción Publicasr. Hay que elegir la opción aplicación web.

La configuración de publicación de los dos scripts debe ser la misma:

  • Versión del proyecto Nuevo
  • Ejecutar la aplicación como Yo
  • Cualquiera tiene acceso

Además debemos guardar la URL que se indica.

5º Vincula los scripts a los botones

Finalmente, debes vincular cada botón con su script correspondiente. Para vincular el botón VALORAR de la AT con el primer script, debes abrir la hoja de cálculo, abra la hoja (pestaña) DATA y buscar la celda S3.

Allí, en la fórmula, debes sustituir la dirección del script por la dirección de la copia de tu script añadiendo al final

?id=

Para vincular el segundo script, deberás abrir el primero y acceder a la página puntuación.html (menú de la izquierda). En la línia 75 del código, deberás sustituir la dirección del script por la dirección de tu copia del script.

Para finalizar, deberás volver a publicar el primer script, ya que has realizado una modificación. Igual que la primera vez, elige Publica / como aplicación web e indica que la versión es NUEVO.

6º Prepara el informe de resumen de contenidos con Google Data Studio (opcional)

Si no necesitas disponer de un panel que recoja las estadísticas relativas al contenido de tu banco de recurso no tienes que hacer nada más. En caso contrario, sigue leyendo.

Para preparar este último componente necesitas 3 elementos:

  • La plantilla del informe, Estadísticas recursos GEG (plantilla).
  • Dos fuentes de datos (conexiones) denominadas Recursos GEG (plantilla) # conexión 1 y Recursos GEG (plantilla) # conexión 2.

Veamos cómo montarlo todo:

I. Asegúrate de haber iniciado sesión en tu cuenta de Google, personal o corporativa, tanto da.

II. Abre secuencialmente las fuentes de datos 1 y 2 (utiliza estos botones 👉). Al hacerlo verás la estructura de la fuente de datos en Google Data Studio. A continuación, haz clic en ambos casos sobre el botón Hacer una copia de esta fuente de datos para generar sendas fuentes de datos de tu propiedad con las que ya podrás trabajar y editar a tu gusto. Asígnales los nombres que quieras, pero procura que resulten significativos.

III. Ahora obtendrás una copia de la propia plantilla del informe. Ábrela (👉) y simplemente haz clic en el botón UTILIZAR PLANTILLA que aparecerá en la vista previa del informe...

... y sustituye sus fuentes de datos predeterminadas por las que has generado hace un momento en (II) y que al ser de tu propiedad ya podrás editar (lo haremos en el paso IV) para vincularlas con la hoja de cálculo que contendrá tus propios recursos.

Ya tienes tu propio informe. Ahora vamos a conseguir que muestre los datos correctos.

IV. Por último (ya casi estamos), debes modificar los orígenes de datos de tus fuentes de datos (conexiones) para que tomen la información de tu propia copia de la plantilla de la hoja de cálculo del banco de recursos que obtuviste anteriormente (paso 2º Copia la hoja de cálculo Plantilla Recursos GEG). La conexión 1 debe utilizar como origen de datos la pestaña Data Studio 1 en tanto que la conexión 2 toma la información de la pestaña Data Studio 2.

Veamos cómo superar este último escollo:

a) Abre primeramente tu informe en Google Data Studio.

b) Haz clic en EDITAR ➡ Recurso ➡ Administrar las fuentes de datos añadidas para acceder a las fuentes de datos.

c) Visualiza atentamente la siguiente secuencia que muestra el procedimiento con la primera conexión y reproduce los pasos para ambas conexiones de datos. El proceso es absolutamente análogo para ambas, solo debes tener en cuenta a qué pestaña de la hoja de cálculo "enchufar" cada una de ellas.

💡 Consejo: antes de hacer todo esto, abre la copia de la hoja de cálculo que da soporte a tu propio banco de recursos en Google Drive, de ese modo te será más fácil seleccionarla en su momento puesto que aparecerá como archivo reciente en el selector de orígenes de datos de Google Data Studio.

¡Enhorabuena!

Ya dispones de una copia editable de tu propiedad de todos los elementos que conforman el Banco de Recursos GEG.

¡No dejes de compartir con la comunidad tus creaciones!